Information zur Datenverarbeitung
nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
NAME: Dorf-Förderverein 67294 Ilbesheim e.V.
ANSCHRIFT: Auf dem Gleichen 28, 67294 Ilbesheim
TELEFON: 0176 - 623 255 86
E-MAIL: info@dorffoerderverein-ilbesheim.de
WEBSEITE: www.foerderverein-ilbesheim.de
Datenverarbeitungsvorgänge
1. Zweck der Datenverarbeitung
Mitgliederverwaltung, z.B.
- Aufnahme von Neumitgliedern
- Verwaltung von Bestandsmitgliedern
- Beendigung der Mitgliedschaft
- Einziehung des Jahresbeitrags von Mitgliedern
- Erstellung und Versenden der Beitragsrechnung
- Versenden von Einladungen zu Mitgliederversammlungen, Veranstaltungen und sonstigen Aktivitäten, die im Zusammenhang mit dem Vereinszweck stehen
Rechtsgrundlage
- Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DS-GVO
- Speicherdauer: Bis zu 1 Monat nach Beendigung der Mitgliedschaft.
- Empfänger der Daten: Vereinsvorstand, Kassenprüfer, ggf. Postdienstleister (Anschrift), Bankinstitut (Daten für Beitragsabrechnung)
2. Zweck der Datenverarbeitung
Erfüllung oder Anbahnung anderer Vertragsverhältnisse, z.B.
- Entgegennahme von Geld- oder Sachspenden
- auf Anfrage Zurverfügungstellung von Informationen über die Tätigkeiten des Vereins
- Verarbeitung personenbezogener Daten von Kooperations- und Geschäftspartnern sowie Helfern im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Aktivitäten
des Vereins
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DS-GVO
Speicherdauer
Bis zu 1 Monat nach dem letzten Kontakt. Bei geschäftlichem Kontakt bis zu 1 Monat nach dem letzten Kontakt.
Empfänger der Daten
Vereinsvorstand, Kassenprüfer, ggf. Postdienstleister (Anschrift), Bankinstitut (Daten für Spendenabwicklung), an der Organisation oder Durchführung von Veranstaltungen und anderen Aktivitäten des Vereins beteiligte Personen (die hierfür erforderlichen Daten)
3. Zweck der Datenverarbeitung
Gelegentlich werden im Zusammenhang mit Veranstaltungen oder sonstigen Aktivitäten des Vereins Fotografien angefertigt, gespeichert, verarbeitet und veröffentlicht. Die Veröffentlichung erfolgt bei Zeitungen, Homepage des Vereins, Sozialen Medien wie WhatsApp, Facebook.
Empfänger veröffentlichter Fotografien:
- an der Anfertigung, Speicherung, Verarbeitung oder Veröffentlichung beteiligte Personen, insbesondere Fotograph, Vereinsvorstand, Mitglieder des Vereins, die bei diesen Tätigkeiten unterstützen, ggf. Dienstleister für das Design von Druckstücken, ggf. Mitarbeiter eines beauftragten Druck-Dienstleisters
- bei Veröffentlichung im Internet: die breite Öffentlichkeit
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DS-GVO, soweit keine Einwilligungserklärung erforderlich ist. Berechtigtes Interesse des Vereins: Dokumentation seiner Tätigkeiten und Öffentlichkeitsarbeit zur Werbung von Neumitgliedern und Unterstützern.
Speicherdauer
Nichtveröffentlichte Fotografien: bis zu 1 Monat nach Anfertigung
Empfänger nichtveröffentlichter Fotografien:
An der Anfertigung und Speicherung beteiligte Personen, insbesondere Fotograph, Vereinsvorstand, Mitglieder des Vereins, die bei diesen Tätigkeiten unterstützen
4. Zweck der Datenverarbeitung
Der Verein ist gesetzlich dazu verpflichtet, einige personenbezogene Daten von Mitgliedern, Spendern, Geschäftspartnern usw. über die oben genannten Speicherfristen hinaus aufzubewahren bzw. Dritten zur Verfügung zu stellen (z.B. für die Steuererklärung).
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO
Speicherdauer
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für steuerlich relevante Daten. 6 Jahre für gesetzlich Unterlagen ohne steuerliche Relevanz.
Empfänger der Daten
Gesetzlich vorgeschriebene Empfänger, z.B. Finanzamt
5. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs 1
DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S 2 lit. g DSGVO)
Art der eingesetzten Datenverarbeitung
Mitgliederverwaltungs- und Buchführungsprogramm, Automatische Updates im Betriebssystem aktivieren, Automatische Updates des Browsers aktivieren, Backups regelmäßig, z. B. einmal wöchentlich auf externe Festplatte, Aktueller Virenscanner/Sicherheitssoftware, Papieraktenvernichtung mit Standard-Shredder
Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen
Zugang: Passwortvergabe
Betroffenenrechte
Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft zu verlangen, welche personenbezogenen Daten beim Verein über Sie verarbeitet werden. Sie können deren Berichtigung und Löschung verlangen. Sie können verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen (z.B. in Fällen, in denen die Richtigkeit Ihrer Daten nicht feststeht). Ihre Daten dürfen dann nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.
Sie können der Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, wenn hierfür Gründe aus Ihrer besonderen Situation vorliegen.
Ebenso haben Sie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Prof. Dr. Dieter Kugelmann
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Telefon: +49 (0) 6131 208-2449
Telefax: +49 (0) 6131 208-2497
Webseite: https://www.datenschutz.rlp.de
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
